Front Desk Assistant

ABOUT UTIMACO

Utimaco is a worldwide supplier of professional cyber-security solutions and is based in Aachen, Germany. Since 1983, Utimaco develops hardware security modules and compliance solutions for telecommunication provider regulations. Utimaco is a world-market leader in both segments. Customers and parters of Utimaco in all parts of the world trust the company's long-term, proven reliability and investments protection, as well as its many certified IT security standards. Utimaco stands for recognizes product quality, user-friendly software, excellent support and trusted high security-made in Germany. 

To further strengthen our Corporate Unit we are looking for a:   Front Desk Assistant

Your tasks:

  • Organisation dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Büro
  • Kontaktaufnahme zu Anbietern und Produktdienstleistern, um den Bestand an Büromaterial und ggf. Wartung sicherzustellen
  • Zusammenarbeit mit versch. Abteilungen und Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
  • Planung und Buchung von Dienstreisen der Kollegen und die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen
  • Ansprechpartner vor Ort für interne und externe Kontakte
  • Durchführen verschiedener administrativen Büroaufgaben, einschließlich Lieferbestellungen, Empfangen und Verteilen von Post, Arrangieren von Meetings, Buchen von Meetingräumen

 

Your profile:

  • Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
  • Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
  • Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
  • Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Office
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
  • Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort-und Schrift

We offer you:

  • Eine offene und freundliche Unternehmenskultur, die durch konstruktive und kooperative Interaktion geprägt ist
  • Wir unterstützen Dich bei Deinen Zukunftsplänen mit einer betrieblichen Altersvorsorge (abhängig von länderspezifischen Gegebenheiten)
  • Frühaufsteher und Nachteulen - dank eines flexiblen Arbeitsmodells kannst Du Deinen Arbeitstag selbst organisieren
  • Wir unterstützen Dich auch privat -“ profitiere von Sonderzahlungen oder zusätzlichen Urlaubstagen zu Jubiläen oder anderen besonderen Anlässen
  • Utimaco wächst und lebt Vielfalt! Unser globales Team umfasst Kolleginnen und Kollegen aus 42 Nationalitäten und 45 verschiedenen gesprochenen Sprachen

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